Préambule
Article 1 : objet
Article 2 : déontologie
Article 3 : Périodicité et lieu de réunion
Article 4 : Composition de la CALEOL
Article 5 : Durée du mandat
Article 6 : règles de quorum et prises de décision
Article 7 : convocation des membres de la commission
Article 8 : procès-verbaux
Article 9 : fonctionnement de la commission
Article 10 : procédure d’urgence
Article 11 : modalité de communication des suites de l’instruction d’un dossier et de l’instruction de la commission d’attribution
Article 12 : Bilan d’activité de la CALEOL
Article 13 : Affichage
Article 14 : Application du règlement intérieur
Le règlement intérieur de la Commission d’Attribution des Logements et d’Examen de l’Occupation des Logements (CALEOL) tient compte :
• Des objectifs relatifs aux attributions de logements sociaux, comme définis à l’article L 441 du Code de la Construction et de l’Habitation (CCH) ;
• Des orientations prises par le Conseil d’Administration de l’Office Plaine Commune Habitat applicables à l’attribution des logements sociaux, en application des dispositions de l’article R441-9 IV du CCH ;
• du II de l'article L. 441-2-3 du CCH, du II de l'article 4 de la loi n° 90-449 du 31 mai 1990 visant à la mise en œuvre du droit au logement ;
• des orientations fixées par la conférence intercommunale du logement mentionnée à l'article L. 441-1-5 du CCH,
• du contenu du plan partenarial de gestion de la demande de logement social et d'information des demandeurs mentionnés à l'article L. 441-2-8 du CCH.
La commission d’attribution est seule compétente pour attribuer les logements sociaux.
Chaque CALEOL a pour objet l’attribution nominative de tous les logements appartenant à Plaine Commune Habitat à un ménage déterminé. Toutes les attributions réalisées sur le patrimoine de Plaine commune Habitat relèvent exclusivement d’une décision de la CALEOL dans le respect du cadre réglementaire et des critères de priorité. Ces critères sont appliqués quel que soit le contingent de réservation du logement par le biais duquel le candidat est proposé.
En outre, en application des articles L. 441-2 et art. L. 442-5-2 du CCH, la commission doit examiner tous les 3 ans à compter de la date de signature du contrat de location les conditions d’occupation du logement. Les dossiers des locataires dans les situations suivantes seront examinés en CALEOL :
- sur-occupation du logement (9 m² pour une personne seule, 16 m² pour un couple et 9 m² par personne supplémentaire, dans la limite de 70m² pour huit personnes et plus),
- sous-occupation (nombre de pièces habitables, non compris la cuisine, supérieur de plus d’un au nombre de personnes qui y ont effectivement leur résidence principale).
- départ de l’occupant présentant un handicap,
- reconnaissance d’un handicap ou d’une perte d’autonomie nécessitant l’attribution d’un nouveau logement adapté,
- dépassement du plafond de ressources applicable pour le logement occupé.
La commission formulera un avis qui sera notifié aux locataires concernés et définira, le cas échéant, les caractéristiques d’un logement adapté à leurs besoins.
Le règlement intérieur de la CALEOL et la politique d’attribution sont mis en ligne sur le site internet de Plaine Commune Habitat afin d’être rendus publics.
A titre liminaire, il convient de rappeler que conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6/01/1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et plus particulièrement à son article 6 et à l’article 5 notamment du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l’ensemble des données collectées et traitées dans le cadre de la CALEOL, le sont dans l’objectif d’attribuer les logements sociaux gérés par l’Office Plaine Commune Habitat, ainsi que pour examiner, tous les 3 ans, les conditions d’occupation de ces mêmes logements, dans le cadre de la règlementation citée à l’article 1 du présent règlement intérieur.
Dans le cadre de l’exercice de leurs attributions, les membres de la CALEOL sont tenus de respecter les droits fondamentaux reconnus à tous les citoyens et les règles déontologiques suivantes :
- garantir l’égalité de traitement des demandeurs de logement
- être impartial
- assurer la confidentialité des données personnelles fournies par les demandeurs
- observer un devoir de réserve
Les personnes appelées à assister à la CALEOL, dont les collaborateurs de l’Office chargés de préparer les dossiers, d’exécuter les décisions et d’assurer le secrétariat de la commission, sont tenues à une obligation de discrétion absolue à l’égard des tiers sur le contenu des débats en séance ainsi que sur les informations portées à leur connaissance. Aucun fait, information ou encore document examiné dans le cadre de la préparation, de la réunion ou encore dans l’exécution de la CALEOL (tels que les procès-verbaux), ne peut être divulgué à un tiers.
Par ailleurs, les membres de la CALEOL ainsi que toute personne appelée à y assister, ne peuvent utiliser les données personnelles des demandeurs et des nouveaux entrants à des fins extérieures aux finalités initiales, telles que décrites ci-dessus. Et enfin, les membres de la CALEOL s’obligent à se préserver de tout risque de conflits d’intérêts lié à leur mandat au sein de cette commission.
Tout manquement au présent article fera l’objet d’un rapport au Conseil d’Administration, qui pourra prendre toute disposition conforme à la loi et aux règlements en vigueur pour retirer, au besoin au moyen de justice, la qualité de membre de la CALEOL au membre défaillant.
Chaque commission se réunit une fois par semaine à date fixe (hors vacances scolaires de fin d’année et mois d’août) au siège de Plaine Commune Habitat, sauf exception décidée par les membres.
Des commissions exceptionnelles peuvent être réunies afin d’examiner un ensemble de candidatures destinées à l’occupation de futures résidences neuves.
Afin de garantir une collégialité gage de transparence dans ses décisions, et en application de l’article R. 441-9 du code de la construction et de l’habitation, la composition de la CALEOL est arrêtée par le Conseil d’administration. En cas de manquements, notamment à la déontologie, le Conseil d’administration peut procéder à une révocation et à un remplacement sans délai.
La CALEOL est composée de membres de droit avec voix délibérative :
- six membres titulaires désignés par le Conseil d’administration dont un membre qui a la qualité de représentant des locataires.
- Le Préfet ou son représentant.
- Le Président de l’EPT Plaine Commune ou son représentant.
- Le maire de la commune où sont situés les logements à attribuer, ou son représentant, pour l'attribution de ces logements. Il dispose d'une voix prépondérante en cas d'égalité des voix, dans les conditions fixées à l’article R441-9 du CCH.
- Un représentant associatif bénéficiant de l'agrément relatif à l'ingénierie sociale, financière et technique prévue à l'article L. 365-3 du CCH.
- Les représentants des réservataires non membres de droit
En outre, le Président de la CALEOL « peut appeler à siéger, à titre consultatif, un représentant des centres communaux d’action sociale ou un représentant du service chargé de l’action sanitaire et sociale du département du lieu d’implantation des logements » (art.R441-9 du CCH)
Les 6 membres de la CALEOL élisent en leur sein, à la majorité absolue, la Présidente ou le Président de la Commission. En cas de partage des voix, la candidate ou le candidat le plus âgé(e) est élu(e). Ils élisent également en leur sein une Vice-Présidente ou un Vice-Président qui préside la CALEOL en cas d’empêchement de la Présidente ou du Président.
- Un représentant associatif bénéficiant de l'agrément relatif à l'ingénierie sociale, financière et technique prévue à l'article L. 365-3 du CCH.
- Les représentants des réservataires non membres de droit
En outre, le Président de la CALEOL « peut appeler à siéger, à titre consultatif, un représentant des centres communaux d’action sociale ou un représentant du service chargé de l’action sanitaire et sociale du département du lieu d’implantation des logements » (art.R441-9 du CCH)
La durée du mandat du membre représentant des locataires est limitée à la durée de son mandat, soit quatre ans (art.R481-6 du CCH).
La durée du mandat des cinq autres membres de la CALEOL correspond à la durée de leur mandat.
Tous les membres de la CALEOL peuvent être reconduits dans leur fonction, sur décision du Conseil d’Administration.
En cas de décès, de démission ou de perte de la qualité d’administrateur, le Conseil d’administration procèdera à une nouvelle désignation aux fins de remplacer le ou les membres dont la désignation relève de sa compétence.
Dans cette hypothèse, la durée du mandat du nouveau membre ne saurait être supérieure à la durée du mandat de l’administrateur remplacé.
La CALEOL ne peut valablement délibérer que si trois membres au moins ayant voix délibérative participent à la séance. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés ayant une voix délibérative.
Tout membre de la commission d’attribution pourra recevoir un pouvoir de la part d’un autre membre ; ce pouvoir ne pourra toutefois être pris en compte dans le calcul du quorum.
Chaque membre de la commission d’attribution ne pourra recevoir plus d’un pouvoir en plus du sien propre.
Les membres titulaires ainsi que les membres de droit sont convoqués aux commissions au moins 48h avant chaque réunion.
Les convocations sont envoyées par courriel ou par une plateforme de dématérialisation. Elles doivent comporter l’ordre du jour, dont l’accès s’effectue par un mot de passe sécurisé, le lieu, la date et l’heure de la CALEOL. Un calendrier fixé annuellement est établi au début de chaque année.
Chaque CALEOL donne lieu à la rédaction d’un procès-verbal regroupant les décisions prises pour chaque demande présentée.
Le procès-verbal est signé par la Présidente ou le Président de la Commission d’Attribution et consigné dans un registre spécifique. S’agissant des réservataires, les décisions sont renseignées sur le logiciel SYPLO et le logiciel SNE. Le procès-verbal est transmis électroniquement au Préfet (via la DRIHL).
Une feuille de présence est signée, à l’ouverture de la séance, par les membres permanents et, en cours de séance, par les participants avec voix consultative.
Les candidatures sont présentées à l’aide d’une fiche de synthèse projetée durant la séance à chaque membre de la CALEOL reprenant les caractéristiques du logement et les éléments d’information concernant le demandeur (situation et composition familiale, situation économique, situation actuelle face au logement et les motifs de sa demande...). Cette fiche permet aux membres de la commission de comprendre la situation et de statuer sur la proposition soumise.
L’ensemble des dossiers de candidature présentés en séance, comprenant les éléments et justificatifs fournis par les demandeurs lors de l’instruction de leur demande par les services de Plaine Commune Habitat, est à la disposition de la commission pour toute précision nécessaire.
Les candidatures pour lesquelles les conditions de recevabilité de la demande ne sont pas attestées (ex : défaut d’avis d’imposition) ne sont pas examinées par la commission mais sont présentées comme incomplètes.
Les dossiers des ménages ayant refusé la proposition de logement avant la présentation du logement en commission sont présentés lorsque Plaine Commune Habitat a fait la proposition avec un bon de visite (Préfecture, Action Logement et contingent propre).
La CALEOL se doit d’examiner au moins trois dossiers par logement. En cas d’insuffisance de candidats présentés par le réservataire sans justification, la commission se réserve le droit de lui demander de compléter ou motiver sa proposition de désignation.
Pour chaque dossier examiné, la commission fonde sa décision (attribution, attribution par classement avec ordre de priorité, attribution assortie d’une réserve, non attribution ou rejet pour irrecevabilité) en s’appuyant prioritairement sur les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles suivantes :
- Article L 441 et suivants du Code de la Construction et de l’Habitation (dont art. R441-2-3) et R 441-1 et suivants de ce même code relatifs aux Conditions d'attribution des logements et plafonds de ressources ;
- Convention Intercommunale d’attribution de Plaine Commune
- Cotation de la demande de Plaine Commune Habitat lorsqu’elle sera établie.
- Plan Départemental d’Action pour le Logement et l’Hébergement des Personnes Défavorisées (PDALHPD);
- conventions de réservation.
Chaque fiche synthétique, signée par le président de séance, comporte la décision de la CALEOL. La commission est souveraine dans ses décisions et indépendante des services de Plaine Commune habitat.
Conformément à l’article L 441-2 (III dernier alinéa) du CCH les réunions pourront se tenir, à l’initiative de la Présidente ou du Président, après accord du représentant de l’Etat dans le département, d’une manière numérique, en réunissant tout ou partie des membres de la CALEOL à distance, par l’usage d’un système de visioconférence garantissant un traitement transparent et conforme aux dispositions du présent règlement intérieur. Ces réunions s’organiseront sur la base d’un débat établi grâce à une connexion sécurisée (son, image, partage des documents, acceptation des participants à la vidéoconférence).
Dans ce cadre, un lien spécifique est transmis aux participants lors de la confirmation
de leur présence après réception de la convocation. Ce lien est confidentiel et ne doit en aucun cas être diffusé.
Pour garantir un échange sécurisé, chaque participant doit laisser sa caméra allumée pour valider son identité. Il est interdit d’utiliser la conversation écrite.
Plaine Commune Habitat s’assure de la présence des participants en début de séance, puis en cours, en fonction des réservataires et des mairies concernés par les logements traités.
Chacun doit quitter la séance une fois que les dossiers le concernant ont été évoqués.
Les membres participants non présents physiquement feront part de leur décision de façon concomitante à l’aide d’outils informatiques garantissant un accès sécurisé, un choix libre et éclairé, la confidentialité des échanges, le respect de la vie privée des demandeurs. Il sera possible, à tout moment et pour tout membre, de renvoyer la décision à une commission d’attribution physique. Une feuille de présence, mentionnant les membres convoqués et leur localisation géographique, sera signée par les membres présents au siège et par les membres à distance via un retour de courriel.
En cas de nécessité absolue, suite à un sinistre ou une catastrophe naturelle par exemple, une famille pourra faire l’objet d’une attribution d’urgence prononcée par La Présidente ou le Président de la Commission, après signature d’une convention d’occupation précaire. Cette attribution sera ensuite validée lors d’une CALEOL ultérieure qui vérifiera notamment le caractère fondé de l’urgence.
Pour informer quant aux suites de l’instruction du dossier de candidature, Plaine Commune Habitat a mis en place les modalités de communication suivantes à destination :
1)du candidat
- courrier de notification d’attribution;
- courrier de notification de non-attribution exposant le ou les motifs, conformément aux dispositions règlementaires.
2)des réservataires et partenaires
A l’issue de la commission d’attribution, à travers un accès sécurisé par un mot de passe :
- au réservataire, envoi par courriel des décisions des candidats relevant de son contingent.
- à la Préfecture (DRIHL), envoi par courriel des résultats de la CALEOL
- à l’EPT Plaine Commune, envoi d’un courriel dans le cadre du suivi des objectifs de la convention intercommunale d’attribution.
La CALEOL rend compte de son activité au Conseil d’Administration une fois par an comme le prévoit l’article R 441-9 du CCH, notamment en présentant son bilan des attributions de l’année écoulée.
Le présent règlement intérieur sera rendu public conformément aux dispositions de la loi N° 2014-366 du 24 Mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové (dite loi ALUR) par affichage au siège, dans les agences, les accueils de l’organisme et sur le site internet de Plaine Commune Habitat.
Le président ou la présidente de la CALEOL est chargé(e) de veiller à l’application du présent règlement, et ce, dès sa date d’entrée en vigueur.